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6 dicas para fazer uma gestão da folha de pagamento eficiente

6 dicas para fazer uma gestão da folha de pagamento eficiente

​1. Padronize uma conta bancária para pagamento

Ter uma conta bancária específica para efetuar o pagamento dos funcionários da empresa ajuda na distinção desse tipo de gasto das demais despesas. Além disso, em caso de fiscalização, ter uma conta padronizada para os pagamentos facilita a comprovação de determinadas informações.

Isso também favorece outro aspecto. Com uma conta separada, é possível ter uma visão mais ampla sobre os gastos com remuneração de colaboradores, sobre as provisões de pagamento de benefícios e sobre os impostos que estão sendo pagos.

2. Estabeleça os cargos e salários

A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento profissional na empresa.

A partir dessa estruturação, é possível verificar quantos funcionários ocupam cada cargo, facilitando o controle dos gastos com pagamento de seus salários e benefícios. Além disso, uma estrutura bem definida de cargos e salários permite verificar quais setores ou funções poderiam receber mais investimento.

3. Faça a provisão de alguns gastos

Provisionar gastos significa ter conhecimento sobre determinadas despesas e sobre quando elas ocorrem para, a partir disso, prever e planejar o pagamento delas. Os gastos com férias e 13º salários devem ser considerados e planejados desde o início do ano, para evitar problemas na gestão financeira no final do ano.

Com o provisionamento desses gastos, é possível prever e poupar o valor para pagamento dessas despesas. Isso evita que se tenha que recorrer a empréstimos para cobri-las.

4. Fique atento às mudanças

Mesmo com a padronização de algumas informações, é importante estar sempre atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento. A todo o momento ocorrem na empresa novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções.

Isso tudo influencia e, por isso, é muito importante levar em conta essas e a outras mudanças na hora de fazer os cálculos. Além disso, alguns adicionais também podem causar variações na folha. Por isso, é importante ficar atento às horas extras, às comissões, às bonificações e aos descontos com INSS e FGTS, além de outros impostos.

5. Controle as horas trabalhadas

O controle das horas trabalhadas por cada funcionário é fundamental para que a folha de pagamento seja fiel à realidade. Portanto, é de extrema importância que se faça o registro das horas trabalhadas diariamente pelos colaboradores.

De acordo com a legislação trabalhista, toda empresa que possua em seu quadro de funcionários mais de 10 profissionais é obrigada a realizar o registro de ponto. O ponto pode ser registrado manualmente ou através de registros mecânicos ou eletrônicos.

Com isso, é possível controlar horários de entrada, saída, atrasos, pausas, horas extras e adicionais dos colaboradores. Saber essas informações será fundamental para o momento de calcular a compensação aos seus funcionários.

Apesar de as empresas poderem escolher entre o registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico, o mais eficiente e confiável é o eletrônico. Esse tipo de registro calcula de forma automática as horas trabalhadas, faltas, horas extras e demais fatores que influenciam na folha de pagamento. Por isso, optar por esse tipo de controle de horas torna o processamento muito mais rápido e eficiente.

6. Crie uma rotina para a entrega dos holerites

Os holerites trazem as indicações dos valores e das remunerações que o funcionário receberá naquele mês, como o salário, os benefícios, deduções e gratificações. A entrega desse demonstrativo deve ser feita mensalmente e constitui uma obrigação legal da empresa.

É importante ter uma rotina para a entrega dos holerites aos funcionários e estabelecer uma data para a realização do depósito dos pagamentos. Isso facilita a organização dos setores que gerenciam esses documentos e garante a confiança dos funcionários em relação à empresa. Além disso, isso permite um melhor gerenciamento da movimentação de recursos da organização.

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